Una de las actividades estratégicas y no atendida con el debido nivel de importancia es sin duda la elaboración de los perfiles y descripciones de puestos. Cuando en la Organización hablamos de documentar los conocimientos, habilidades, actitudes, competencias, etc., de una posición, pareciera una actividad castigo que alguien debe de realizar.
Es común que esta función la deleguemos en analistas, auxiliares o incluso pasantes, quienes más allá de su interés por aprender y demostrar, no son acompañados adecuadamente para el desarrollo de esta actividad tan importante
No contar con Perfiles y Descripciones de Puesto o que no se encuentren debidamente elaborados, no permitirá la correcta planeación, gestión y desarrollo del Talento Humano. Problemas como rotación, ineficiencia operativa, estrés, desvinculaciones, conflictos jefe-colaborador, surgen precisamente por no tener clara la competencia que debe cubrir una persona, dejando la decisión a la famosa: “química” del jefe, que de paso, casi siempre resulta poco asertiva.
Cuando no formamos adecuadamente a nuestros documentadores, la habilidad para obtener la información completa y correcta con el cliente interno se demerita, ya que no cuestionarán o profundizarán, no utilizarán el conocimiento de empresa para confrontar incongruencias, faltará conocimiento del negocio, de los procesos, cultura y valores que deben ser considerados al momento de documentar y sólo se dedicarán a realizar la función de escribanos.
El perfil de puesto tiene como objetivo principal facilitar a cualquier persona interna o externa, un panorama general de la función del puesto (características, tareas y responsabilidades) dentro de la organización y las competencias y conocimientos requeridos de quien lo ocupa.
Son pocas las organizaciones que dedican suficiente tiempo, análisis y estrategia en la creación de estos, o con frecuencia tan sólo se utilizan perfiles de puesto genéricos que no toman en cuenta las necesidades y objetivos de la empresa.
La importancia de un perfil y descripción de puesto debe observarse a lo largo de la cadena de valor de la Organización y Capital Humano debe asegurarse de su valía para gestionarlos a través de los diferentes procesos que administra. Por mencionar algunos:
Al momento de separarse un colaborador, la primera actividad que debería venir a la mente del área es si se cuenta con la descripción y el perfil del puesto y si este se encuentra actualizado. Incluso a pesar de estar vigente, vale la pena acercarse con el cliente interno para confirmar el talento que buscaremos para cubrir la posición y evitar sorpresas durante el proceso de entrevista.
Llega a ser común en muchas organizaciones que al revisar la descripción y los requerimientos de los puestos a cubrir, los jefes ponen una serie de requisitos que van más allá de lo necesario y al momento de encontrar candidatos viables se salen de los parámetros de pago de la empresa, lo que termina con ajustar los requerimientos de los puestos.
Este proceso va más allá de sólo hacer vivir una experiencia única al colaborador; debe incluir las entrevistas con sus principales clientes, pares, proveedores, la formación de facultamiento, así como los procesos en los que interviene y los resultados que se esperan de la persona y por ende, el documento de apoyo debe ser nuestro perfil y descripción.
Las oportunidades de crecimiento siempre van de la mano con los factores de cambio, lo que de manera continua provocarán una brecha que debe ser acortado de forma recurrente para garantizar los conocimientos, habilidades, aptitudes, etc., que son requeridos por el puesto a través de la preparación continua y constante.
un ejercicio estratégico es cuando detectamos el talento humano con el que cuenta la empresa. Una forma de hacerlo es a través de la herramienta de 9 box, en la cual cruzaremos dos acciones clave: el desempeño derivado de los indicadores que debe lograr el colaborador y por otra parte, el potencial definido a través de las competencias identificadas para el puesto.
Cuando determinamos nuestro “grid” (mapa) de talento, estamos preparados para establecer rutas de crecimiento de las personas. Nuevamente los perfiles y descripciones se convierten en un proceso clave, ya que, para ver crecimientos laterales o ascendentes, debemos contar con una descripción muy precisa del(os) puesto(s) a los que buscamos crecer a la persona.
Podríamos seguir dando ejemplos de la utilidad de este documento estratégico, pero lo importante es generar conciencia de la relevancia de esta actividad y entender que, de una adecuada descripción y perfilamiento de nuestros puestos, los esfuerzos de Capital Humano tendrán o no el debido impacto hacia la Organización.
En SH de México contamos con especialistas que te apoyarán para contar con toda tu documentación base para la adecuada gestión de las personas, además de tener el software SH Balance para agilizar el proceso de actualización de perfiles y de las Descripciones de Puesto.